Pořádek v dokumentech

Už před nějakou dobou jsem si začala zjišťovat, jak se zachovat v případě nějaké katastrofy (například jadernou elektrárnu máme na dohled). Minulý týden jsem dala dohromady evakuační zavazadlo. Jak jsme se tomu jako puberťáci smáli, když nám o něm kdysi říkali ve škole. A jak blízko nyní může být použití... O evakuačním zavazadle napíšu později, ale dnes bych vám chtěla nabídnout způsob, jak se postarat o své dokumenty.

První na řadě je, jako vždy, vytřídění a vyklizení. Doporučuji tady jít částečně metodou KonMari (pokud víte, kdo je Marie Kondo), tedy dát na jednu hromadu všechny dokumenty a postupně je roztřídit několika kategorií:

• dokumenty, které musíte dlouhodobě uchovat (smlouvy k hypotékám, daňové záležitosti, zdravotní dokumentace, rodné listy a podobně)
• dokumenty, které potřebujete nějakým způsobem zpracovat, ale nemusíte je dlouhodobě uchovat (složenky, dopisy, účty a pod.)
• dokumenty, které možná někdy využijete (slevové kupóny, letáky)
• odpad

Odpad a dokumenty, které možná někdy využijete

Odpad můžete hned vytřídit nebo skartovat, podle toho, jestli jsou na něm citlivé informace. Na dokumenty, které možná někdy využijete, doporučuji mít někde záchytný boxík, kam je můžete dávat, a odkud je můžete brát. Například v blízkosti vchodových dveří nebo přímo v místě, kde se vám doteď hromadily.

Dokumenty, které je potřeba zpracovat

Na dokumenty, které je potřeba zpracovat, lze jít několika způsoby:

• založit si na ně zvláštní boxík/krabici/košík v místě, kde je budete zpracovávat (ať už máte pracovnu nebo třeba platíte účty u kuchyňského stolu, třeba máte vhodný šuplík)
• založit si na ně zvláštní boxík/krabici/košík v místě, kde se vám hromadí (donesete obálky domů a dáte je... kam? Na stůl do kuchyně? Na botník u vchodu?)
• vytvořit si doma místo, kde se vám budou shromažďovat všechny věci týkající se domácnosti

Nejlépe je si pak určit jeden den v týdnu, kdy se budete potom papírům věnovat a všechny je vždy vyřídíte. Tím zamezíte tomu, aby se vám doma hromadily. Úplně nejjednodušší je zařídit si, aby vám domů papírové účty vůbec nechodily, vše si nechat posílat elektronicky a stejně tak si nastavit pravidelné platby v internetovém bankovnictví. A pokud se vám doma jednou za čas nějaký takový dokument objeví, pak je nejlepší ho vyřídit ihned.

Dokumenty, které je třeba uchovat

Konečně se dostávám k jádru věci. Dokumenty, které potřebujete dlouhodobě uchovat, jsou ty, které se budete snažit ochránit v případě katastrofy. V blažených dobách, kdy jsme se cítili pohodlně a naprosto neohroženě, dávalo smysl, že jsme je měli v různých šanonech, klidně na různých místech, nebo v různých zásuvkách, registraturách a podobně. Pokud se ale zamyslíte, je to nepraktické například v případě požáru. V takovou chvíli možná na dokumenty vůbec nemyslíte, ale možná kdybyste byli předem připraveni a věděli, že budete potřebovat řešit věci s pojišťovnou, přemýšleli byste o uložení dokumentů jinak.

Sama za sebe jsem dlouho hledala nějaký úložný systém dokumentů, který by ideálně nezabíral místo, a byl praktický právě v případě, že ho potřebuju drapnout a jít. Po dlouhém zvažování vyhrál formát kufříku.

Hledala jsem nějaký, který by pojal co nejvíce dokumentů a přitom se dal snadno nést. Popravdě, náš trh je v tomto žalostný. Největší, jaký jsem našla, byl tento plastový kufřík s kapacitou 950 listů A4 s 19 přihrádkami, které lze označit. Aby se mi tam všechno vešlo, musela jsem vše protřídit na minimum. A až jednoho krásného dne nebudu mít co dělat, doplním tam i štítky s názvy kategorií.

Pokud si někdy uděláte půlhodinku, hodinku čas, doporučuji si je roztřídit ještě na různé typy dokumentů (zdravotní dokumentace, pracovní, bankovní, rodné listy, dokumenty k hypotékám, půjčkám, pojištěním, vozidlům a podobně). Je na vás, do jak velkých detailů půjdete, jestli potom rozlišíte vše i podle členů domácnosti nebo je necháte ve větších kategoriích. Jak se vám to pak bude lépe hledat.

Předpokládám, že větší rodiny budou mít dokumentů více, pak jeden takový kufřík nebude stačit. Nebo máte spoustu pracovní dokumentace. Možná najdete lepší mobilní řešení. V každém případě určitě doporučuji je mít pohromadě tak, abyste je v případě potřeby mohli vzít s sebou.

Vše zálohujte

Toto může být časově náročnější, ale může se to velmi vyplatit - strávila jsem dvě odpoledne skenováním všech našich dokumentů a všechny mám jak na externím harddisku, tak v cloudovém úložišti.

Pokud by se cokoliv stalo a vy jste neměli přístup ke svým důležitým dokumentům, pak je fajn je mít k dispozici i v elektronické podobě. A pokud budete mít někdy v budoucnu čas a nebudete vědět, co s ním, můžete si je pak všechny přejmenovat a přiřadit jim správné názvy a kategorie.

Microsoft a Google nabízejí určité množství dat zdarma nebo si můžete připlatit i za víc, Microsoft navíc nabízí i službu cloudového trezoru. Podobných služeb jsou spousty, určitě najdete řešení, které vám bude vyhovovat.